Viele Wochen habe ich mich nun mit dem Thema Buchhaltungssoftware beschäftigt. Fest stand ich möchte von überall einen Einblick in meine Buchhaltung haben und daran arbeiten können. Aus dem Grund schieden Desktop-Programme zum Downloaden für mich aus. Also habe ich mich auf die Suche nach jeder erdenklichen Online-Buchhaltungssoftware aus der Cloud gemacht und sie anschließend getestet. Sevdesk, Fastbill, Debitoor, Lexoffice, Papierkram, SageOne, Billomat um nur ein paar zu nennen haben alle ihre Stärken. Für andere sind sie vielleicht sogar die bessere Lösung, doch für mich ist Buchhaltungsbutler das beste Buchhaltungsprogramm und in diesem Artikel erleutere ich die 5 Hauptgründe die mich letztendlich davon überzeugt haben.
1. Konzentration auf die Kernkompetenz
Im Gegensatz zu anderen Diensten bietet Buchhaltungsbutler keine App oder eigene Bankanbindungen und selbst das Design ist sehr schlicht gehalten. Dies ermöglicht es ihnen, sich mehr auf die Weiterentwicklung ihrer Kernkompetenz, der optimierten Buchhaltung zu fokussieren, wodurch sie in diesem Bereich auch die Nase vorne haben. Für die Bankanbindungen nutzen sie Figo, die sich genau auf diesen Bereich spezialisiert haben. Eine App ist auch nicht unbedingt notwendig, da man die Buchhaltung sowieso meist am Desktop, Laptop oder Ipad und nicht am Handy erledigt. Wer trotzdem unbedingt sein Smartphone nutzen möchte, kann die mobile Version über den Browser öffnen. Falls du dich jetzt fragst, wie du ohne App deine Belege und Rechnungen scannen sollst, es gibt jede Menge kostenlose Scan-Apps mit denen du in 5 Sekunden deine Papier-Belege als PDF uploaden kannst.
2. Automatischer Import von Belegen
Buchhaltungsbutler ermöglicht nicht nur einen Batch-Import von mehreren Belegen gleichzeitig, sondern bietet zusätzlich die Funktion Rechnungen an eine Weiterleitung-Email zu senden oder von Dropbox automatisch zu importieren. Beides ist sehr hilfreich, denn es gibt drei Arten, wie du an deine Rechnungen kommst:
1. Papierrechnungen: Diese fotografierst du einfach mit einer Scanner App und lädst sie auf Dropbox (kostenlos). Von dort werden alle neuen PDFs regelmäßig in dein Belegverzeichnis importiert.
2. Rechnungen als Email-Anhang: Für diese kann bei Gmail eine automatische Weiterleitung an deine spezielle E-mail von Buchhaltungsbutler eingerichtet werden, über diese die PDFs dann direkt importiert werden.
3. Rechnungen im Userpanel: Entweder du loggst dich selbst regelmäßig bei jedem deiner Anbieter ein und lädst die neusten Rechnungen in deinen Dropbox-Ordner oder nutzt das kostenpflichtige Tool GetmyInvoices welches diese selbstständig abruft und direkt in Buchhaltungsbutler importiert.
3. Belegerkennung und Zuweisung
Bei der Belegerkennung werden Textinformationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag oder Firmenname direkt bei dem Import automatisch ausgelesen. Abgesehen davon das die Erkennungsrate überdurchschnittlich hoch ist, bieten diese Funktion auch andere Buchhaltungsprogramme. Was mich aber wirklich erstaunt hat und auf lange Sicht extrem viel Arbeit abnimmt, ist die Belegzuweisung. Die Daten werden dazu genutzt den Beleg automatisch der passenden Kontotransaktion zuzuordnen und müssen nur noch mit einem Klick bestätigt werden. Mit folgenden Symbolen wird gekennzeichnet ob schon eine Zuordnung besteht:
4. Automatische Kontierung
Nicht nur die Belege werden automatisch zugeordnet, sondern auch die passende Kontierung wird vorgeschlagen und ist in den meisten Fällen korrekt. Falls es mal nicht stimmen sollte, kann entweder mit Nummer- oder Stichwortsuche einer der Realtime Vorschläge ausgewählt werden. Buchhaltungsbutler lernt außerdem ständig dazu und der nächste gleiche oder ähnliche Geschäftsvorfall wird genauso verbucht.
5. Schnelles Editieren
Bei einigen anderen getesteten Buchhaltungsprogrammen war es im Vergleich sehr aufwendig bestätigte Buchungen nochmal zu bearbeiten. Der Butler hingegen ermöglicht es mit einem Klick und das Beste an allem, man kann sogar mehrere Buchungen gleichzeitig bestätigen, aufheben, löschen oder als Beleglos markieren. In Kombination mit der Suchfunktion beschleunigt das die Buchführung enorm, z.B. bei Buchungen von Versicherungen, Spenden oder Krankenkassen die nur jährlich einen Beleg ausstellen.
Fazit
Natürlich gibt es noch viele weitere Funktionen, die ich hier auflisten könnte doch ich wollte mich auf die Dinge beschränken, die den Unterschied zu anderen Anbietern ausmachen. Auch wenn es auf den ersten Blick für den ein oder anderen kleine Gimmicks sind, sparen diese Verbesserungen je nach Buchhaltungsumfang sehr viel Zeit. Ich finde gerade im Bereich von langweiligen, wiederkehrenden Prozessen ist Vereinfachung und Automatisierung enorm wichtig und genau das macht Buchhaltungsbutler meiner Ansicht nach am besten. Wenn man es richtig nutzt, besteht die Buchführung nur noch aus einem kurzen Kontrollieren und Bestätigen. Somit bleibt mehr Zeit für wichtigere und spannendere Aufgaben.
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