Top 3 Scanner Apps – Rechnungen und Belege für die Buchhaltung

Vorbei sind die Zeiten in denen du für jede Rechnung zwischen PC und Scanner hin und her laufen musstest. Für ein paar Belege, mehrere Minuten scannen, nur um am Ende eine viel zu große PDF zu erhalten, das geht besser. Ich bin ein absoluter Fan von Vereinfachung, besonders bei monotonen Aufgaben wie Buchhaltungsvorgängen. Das schnelle und unkomplizierte Scannen von Rechnungen und Belegen mithilfe von Scan-Apps spart Zeit und ist der erste Schritt im Automatisieren der Buchhaltung.

Kleiner Tipp: Nachdem du Belege gescannt hast, ist es praktisch sie auf einem Cloud-Speicher wie z.b. Dropbox abzulegen. Somit sind sie nicht nur gesichert, sondern du kannst ganz einfach am PC darauf zugreifen und sie in deine Buchhaltungssoftware importieren. Ich selbst nutze die Online-Software Buchhaltungsbutler, diese importiert automatisch die Belege aus der Dropbox. Dabei wird außerdem eine Texterkennung durchgeführt durch die den Rechnungen direkt die passenden Transaktionen zugeordnet werden.

Kriterien der Scanner Apps

Mir war wichtig, dass die App ohne viel Schnickschnack so schnell wie möglich die Belege fotografiert, zurechtschneidet, Helligkeit und Kontrast optimiert und mir danach die Möglichkeit gibt den Beleg als PDF in einen Cloud-Speicher zu archivieren. Im Idealfall so automatisch wie möglich, kostenlos und ohne Einschränkungen. Die PDFs sollten in ausreichender Qualität aber nicht größer als 0,3 MB sein. Automatische Synchronisierung und Text-Erkennung sind Bonusfunktionen da es bei meiner Buchhaltungssoftware schon eingebaut ist. Da aber jeder eine andere nutzt, habe ich das natürlich mit in die Bewertung aufgenommen.

PaperScan

iOSAndroid | Pro: Mein persönlicher Favorit. Die Oberfläche ist absolut schlicht gehalten und konzentriert sich nur auf die wesentlichen Funktionen. Mit einem Klick wird das Foto des Belegs geschossen, automatisch beschnitten und optimiert. Mit einem weiteren Klick kann das Foto als PDF-Rechnung in optimaler Dateigröße geteilt bzw. gespeichert werden.
Kontra: Bei Android stürzt die App manchmal ab und die Dateigröße lässt sich nicht individuell einstellen. Es gibt keine Texterkennung und auch keine Autosync-Funktion.

Smart Doc Scanner

Android | Pro: Auch diese App erkennt die Rechnung und beschneidet das Foto automatisch. Zusätzlich kann man mit einem Klick eine Texterkennung über das Dokument laufen lassen. Es ist möglich die Belege mit Google Drive zu synchronisieren. Außerdem kann man die Bildqualität und Auflösung in den Einstellungen festlegen.
Kontra: Leider gibt es den Smart Doc Scanner nur für Android. Die Werbung kann bei vielen Scanvorgängen ein wenig nervig sein aber lässt sich für einmalig €5,49 abschalten. Beim Test wurde außerdem das PDF ohne Dateiendung abgespeichert, was vermutlich ein Bug war und sicher noch behoben wird.

ClearScan

Android | Pro: Die schnellste OCR Texterkennung im Test. In den Einstellungen können die Auflösung und Bildqualität festgelegt werden. Beim Teilen kann man zusätzlich für jedes Dokument einzeln die Dateigröße auswählen.
Kontra: Ein paar Bestätigungsklicks hätte man sich sparen können. Es gibt keine Autosync Funktion und die App ist leider nur für Android verfügbar. Die Werbung ist etwas nervig, aber kann auch hier für einmalig €2,59 abgestellt werden.

Alle drei Scanner Apps haben beim Test überzeugt. Welche davon für deine Buchhaltung am besten ist, musst du selbst anhand deiner Bedürfnisse abwägen.

Notebloc

iOSAndroid | Die Oberfläche und die Funktionen sind exakt die gleichen wie bei ClearScan, jedoch sind die Entwickler unterschiedlich. Wie das genau zustande kommt, weiß ich nicht. Hier die kleinen Unterschiede, warum ich ClearScan vorgezogen habe: Es hat doppelt so viele Bewertungen und die Versionsnummer bzw. Aktualisierung scheint neuer zu sein. Dafür ist Notebloc im Gegensatz zu ClearScan für iPhone Nutzer in iOS verfügbar.

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